Najkrócej jak się da
System pozyskiwania klientów to cztery elementy wpięte w jedną ścieżkę, czyli źródło zapytań niezależne od poleceń, pierwszy kontakt w 15 minut, rozmowa kończąca się następnym krokiem z datą i follow-up, który mierzysz. Brakuje jednego z nich i nie masz systemu, tylko reklamę. Formularz ma 2-3 pytania i przepuszcza gdzieś tam około 50 procent kontaktów, a z linku do kalendarza umawia się samo 60-80 procent osób. Wykonany follow-up to o 37 procent większa szansa, że kontakt pójdzie etap dalej.
Kontakty wpadają, a na koncie cisza
Większość firm, z którymi siadam do rozmowy, ma odpaloną kampanię, kontakty gdzieś tam spływają, arkusz się zapełnia, a na koncie miesiąc do miesiąca wychodzi mniej więcej to samo, co przed reklamą. I to rzadko siedzi w samej reklamie, tylko w tym, co dzieje się z kontaktem po kliknięciu. Lead czeka dwa dni, rozmowa kończy się na „prześlę ofertę", oferta potem wisi bez odpowiedzi i nikt w tej firmie nie umie powiedzieć, na którym dokładnie etapie ci ludzie odpadają, bo tego po prostu nikt nie mierzy.
Tomek, architekt, z którym prowadzę mentoring, został po agencji bez konta reklamowego i bez jednego kontaktu, czyli zaczynaliśmy od zera, tyle że na jego własnym koncie, i od 21 listopada do 23 grudnia 2025 zrobił 49 429 zł. No i sama reklama by tego nie dowiozła, bo reklama jest pierwszym z czterech elementów, a nie całym mechanizmem.
Cztery elementy i tyle
Postaw przy każdym ptaszka albo krzyżyk, bo to jest cała diagnoza. Krzyżyk to robota na ten tydzień.
- Źródło zapytań, które nie zależy od poleceń. Polecenia są świetne dopóki przychodzą, a jak telefon milknie, to nie masz żadnej dźwigni, żeby go włączyć z powrotem. Źródło to kampania plus formularz z 2-3 pytaniami, które realnie odsiewają, no i jedno pytanie o trzy największe problemy klienta, bo to jest paliwo i do reklam, i do rozmowy. Cel kwalifikacji to gdzieś tam 50 procent. Przepuszczasz wyraźnie mniej, to jest sygnał dla kampanii, że gada do złych ludzi, a nie powód, żeby dokładać pytań do formularza. Jak ustawić to pierwsze pytanie, rozpisałem we wpisie o jednym pytaniu w formularzu.
- Pierwszy kontakt w 15 minut. Tu ucieka najwięcej pieniędzy i tu robi się najmniej, więc rozbieram ten element osobno, niżej.
- Rozmowa, która kończy się następnym krokiem z datą. Kolejność jest stała, czyli diagnoza, koncepcja, dopiero oferta, a do samej diagnozy wystarczy 5-7 przygotowanych pytań i mówi głównie klient, o czym więcej we wpisie o proporcji czasu mówienia. Rozmowa nie kończy się zdaniem „odezwę się", tylko następnym krokiem wpisanym w kalendarz. Oferta idzie tego samego dnia i nie jest broszurą, bo pierwsza strona to opis sytuacji klienta jego własnymi liczbami, a jak masz nagranie rozmowy, przygotowanie tego zajmuje 20-30 minut.
- Follow-up, którego nie zostawiasz pamięci. Po wysłanej ofercie kontakt dostaje stały rytm, czyli odzywasz się po 2, 5, 10 i 21 dniach, za każdym razem z czymś nowym, na przykład z policzoną liczbą albo podobnym przypadkiem, nigdy z „czy miał Pan okazję przeczytać". A „sam się odezwę" znaczy temat do zamknięcia, czyli oznaczasz taki kontakt jako przegrany albo odkładasz z datą, zamiast trzymać go w lejku z nadziei. Ten rytm ma siedzieć w kalendarzu, nie w Twojej pamięci.
Piętnaście minut, czyli gdzie ten pieniądz naprawdę ucieka
Wchodzisz wieczorem w arkusz z kontaktami, widzisz cztery zapytania z dzisiaj, obiecujesz sobie, że oddzwonisz rano, i rano oddzwaniasz, tylko że tamten człowiek zdążył już pogadać z dwiema innymi firmami. Bo pierwsza firma, która się odezwie, ustawia klientowi punkt odniesienia i to ona mówi mu, po czym ma porównywać resztę. Lead, do którego dzwonisz po dwóch dniach, jest martwy. Nie jest chłodniejszy, tylko martwy.
Najprostsza droga to link do kalendarza wysłany od razu, bo 60-80 procent osób umawia się z niego samo, bez Twojego udziału. Do reszty dzwonisz. Nie masz jak rozmawiać w danym momencie, to nie zostawiasz tematu na wieczór, tylko od razu umawiasz konkretną godzinę oddzwonienia, i tak czy siak na jeden lead schodzi Ci z tego wszystkiego jakieś 5-10 minut.
I właśnie tu większość systemów pęka po cichu, no bo nic się nie psuje widocznie, nikt nie krzyczy, kontakty leżą sobie w arkuszu i czekają, aż ktoś je przejrzy po robocie. Ile to kosztuje w godzinach dzwonienia, rozpisałem we wpisie o martwych kontaktach.
Czego ta czwórka Ci nie powie
Lista mówi, co zbudować. Nie mówi, co mierzyć, a bez tego po miesiącu nie wiesz, który element jest do poprawki.
Mierzysz kilka rzeczy, nie dwadzieścia:
- czas od wpadnięcia kontaktu do pierwszej reakcji, norma 15 minut
- odsetek zakwalifikowanych kontaktów, norma gdzieś tam około 50 procent
- koszt odbytej rozmowy, czyli wydatek na reklamę podzielony przez rozmowy, które faktycznie się odbyły
- odsetek odbytych rozmów zamienionych na współpracę
- powód każdej przegranej, zapisany przy zamknięciu
Koszt odbytej rozmowy mówi Ci o jakości kampanii dużo więcej niż koszt kontaktu, bo tani kontakt, który nigdy nie dochodzi do rozmowy, nie jest tani. Patrz na tę jedną liczbę co tydzień.
I druga rzecz, której lista nie mówi: nie poprawiasz „sprzedaży" jako całości, tylko szukasz jednego miejsca, w którym ścieżka przecieka najmocniej. Kontakty wpadają, a rozmów brak, to siedzi to w elemencie pierwszym albo drugim. Rozmowy się odbywają, a umów nie ma, to patrzysz na trzeci. Oferty wiszą bez odpowiedzi, to wracasz do czwartego. Jedna poprawka w najsłabszym miejscu daje Ci więcej niż pięć poprawek rozsianych po całości. I tyle.
Trzy rzeczy, o które pytacie najczęściej
Czy system pozyskiwania klientów to po prostu CRM?
Nie. CRM to miejsce, w którym system zapisuje dane, czyli narzędzie, a nie mechanizm, no bo bez formularza, bez szybkiego kontaktu, bez ułożonej rozmowy i bez follow-upu zostaje Ci z tego ładna lista nazwisk i nic poza tym.
Od którego elementu zacząć, jeżeli nie mam żadnego?
Od drugiego i czwartego, jeżeli masz jakiekolwiek zapytania, choćby z poleceń. No bo szybki kontakt i follow-up nie kosztują Cię ani złotówki w reklamie, a ratują kontakty, które już leżą u Ciebie w skrzynce. Źródło zapytań dokładasz wtedy, gdy te dwa faktycznie chodzą.
Ile czasu w tygodniu to zjada?
To zależy od liczby kontaktów, więc policz na swoich: 5-10 minut na pierwszy kontakt z każdym leadem i 20-30 minut na każdą ofertę po rozmowie. Przy dziesięciu leadach i trzech rozmowach tygodniowo wychodzi Ci od 1 godziny 50 minut do 3 godzin 10 minut, bez samych rozmów.
Od czego zacząć jutro
- Wypisz cztery elementy na kartce i przy każdym zaznacz, czy u Ciebie działa, działa połowicznie, czy nie istnieje.
- Sprawdź, ile minut minęło od wpadnięcia ostatnich pięciu kontaktów do Twojej pierwszej reakcji.
- Wyślij link do kalendarza w pierwszej wiadomości do każdego nowego kontaktu.
- Wpisz do kalendarza follow-upy po 2, 5, 10 i 21 dniach dla każdej oferty, która wisi bez odpowiedzi.
- Zapisz powód przy każdej przegranej z ostatniego miesiąca, jednym zdaniem.
Masz już kampanię, a brakuje reszty ścieżki, to układamy ją razem w mentoringu, na Twoich liczbach i w Twoim kalendarzu.