Automatyzacja tworzenia ofert: z notatki po rozmowie do pierwszej wersji oferty

Odpowiedź w czterech zdaniach

Automatyzacja tworzenia ofert działa wtedy, kiedy model dostaje dwa pliki: notatkę z konkretnej rozmowy i jeden stały dokument, w którym raz rozpisałeś, co sprzedajesz, komu i po co. Z tego składa pierwszą wersję oferty w sześciu punktach, od obietnicy napisanej słowami klienta po powód, żeby zdecydować teraz, a Ty ją czytasz i poprawiasz, zamiast pisać od pustej strony. Bez stałego dokumentu dostajesz ładnie sformatowany cennik, bo model nie ma skąd wziąć niczego poza nazwą usługi i kwotą. Czyli najpierw robisz dziesięć ofert ręcznie według tego samego szkieletu, a dopiero potem oddajesz składanie maszynie.

Większość automatyzuje cennik i nazywa to ofertą

No i wygląda to zwykle tak, że ktoś po rozmowie wkleja do czatu transkrypt, dopisuje „zrób z tego ofertę” i po minucie ma dokument na dwie strony, z nagłówkami, z punktorami i z ceną na dole, który na pierwszy rzut oka wygląda profesjonalnie. Tylko że jak przeczytasz go drugi raz, to widzisz w nim listę usług, zakres prac i kwotę, czyli dokładnie to samo, co klient dostał już od innych firm, z którymi rozmawiał w tym tygodniu.

I to nie jest wina modelu, tylko tego, co dostał na wejściu. Transkrypt mówi, o czym rozmawialiście, ale nie mówi, czym Twoja usługa różni się od cudzej, jakie ryzyko klient widzi po swojej stronie ani dlaczego miałby się zdecydować w tym miesiącu, a nie za pół roku. A model tych rzeczy nie wie. Jak każesz mu je dopisać, to dostaniesz zdania z cudzych ofert, bo na takich się uczył.

No i jest jeszcze drugi kłopot. Wysłanie oferty nie jest domknięciem, o czym pisałem przy rozmowie, która kończy się decyzją. A automat, który szybciej produkuje cenniki, daje Ci więcej wysłanych dokumentów i tę samą liczbę podpisanych.

Jeden plik, który piszesz raz

Zanim cokolwiek zautomatyzujesz, siadasz i piszesz dokument, który będzie wsadem do każdej kolejnej oferty. Robisz to w zwykłym pliku tekstowym, bez żadnego narzędzia, i składa się on z czterech części.

Płaska lista tego, co sprzedajesz, czyli usługi jedną linijką każda, bez przymiotników i bez porównywania się z konkurencją, bo na to przyjdzie czas niżej.
Tabela w trzech kolumnach: problem, który klienci nazywają sami, to, co u Ciebie go rozwiązuje, i efekt, jaki klient z tego ma.
Obiekcje, które słyszysz na rozmowach, każda z odpowiedzią, której naprawdę używasz.
Klienci, z którymi nie pracujesz, i powód, dla którego nie.

Natomiast druga część jest najważniejsza. Problemy wpisujesz w niej tak, jak padły w rozmowach, a nie tak, jak Ty je nazywasz. Jeżeli klient mówi „telefon nie dzwoni”, to w tabeli stoi „telefon nie dzwoni”, a nie „niska liczba zapytań”, no bo potem model przeniesie to słowo do obietnicy w ofercie i klient przeczyta własne zdanie.

A luki w tej tabeli są normalne. Jak przy jakimś problemie nie masz czego wpisać w drugą kolumnę, to nie jest błąd dokumentu, tylko informacja, że klienci pytają o coś, czego w Twojej usłudze po prostu nie ma, i to jest temat na osobną rozmowę o tym, co sprzedajesz.

Automatyzacja tworzenia ofert na sześciu punktach

No i drugi stały element to szkielet samej oferty. Ma sześć punktów. A każdy ma warunek, który model musi spełnić, zanim cokolwiek tam wpisze.

Obietnica. Jedna, słowami tego klienta z notatki, i opisuje zmianę u niego, a nie zawartość pudełka.
Fundament. Co dokładnie dostaje, a przy każdym elemencie dwa pytania: jaki fakt za tym stoi i po co mu to. Element, przy którym nie da się odpowiedzieć na „po co”, wylatuje.
Emocje. Jak wygląda jego tydzień po zmianie, w czasie teraźniejszym i w drugiej osobie, czyli „wchodzisz w skrzynkę i widzisz nowe zapytania z formularza”, a nie „zwiększony napływ zapytań”.
Ryzyko. Dwa największe ryzyka, które klient nazwał albo zasugerował na rozmowie, i odpowiedź na każde z nich.
Dodatek. Jeden, który łata konkretną wymówkę z tej rozmowy, a nie bonus doklejony dla objętości.
Akcja. Powód, żeby zdecydować teraz, i to powód prawdziwy, czyli wolny termin, zmiana ceny albo sezon w jego branży, a nie data wymyślona pod presję.

Czyli notatka z rozmowy wchodzi tu jako materiał do każdego z punktów, a stały dokument podpowiada, co do nich włożyć. U mnie rozmowa po zakończeniu ląduje w karcie klienta w CRM, zaciągnięta z nagrania, więc model ma przed sobą słowa klienta, a nie moje streszczenie tego, co zapamiętałem.

I tu jest cała różnica między szablonem a wsadem. Bo szablon mówi modelowi, gdzie ma postawić nagłówek. A wsad mówi mu, co klient powiedział i co Ty na to masz, więc z pierwszego dostajesz formatowanie, a z drugiego treść, którą da się wysłać po poprawkach.

Dziesięć ofert ręcznie, zanim ruszysz automat

Tylko że kolejność jest tu twarda i ta sama, co przy każdej innej automatyzacji, o której pisałem w tekście o tym, od czego zacząć z AI w małej firmie. Najpierw piszesz dziesięć ofert sam, według tych sześciu punktów, z notatką z rozmowy obok, i mierzysz stoperem, ile Ci to zajmuje.

Po co ręcznie, skoro model zrobi to szybciej? Bo po tych dziesięciu wiesz trzy rzeczy, których nie wiesz teraz: jak klienci reagują na taką ofertę w porównaniu z Twoim dotychczasowym cennikiem, który z sześciu punktów sprawia Ci największy kłopot i czego w stałym dokumencie brakuje. Każde miejsce, w którym zatrzymałeś się przy pisaniu i musiałeś coś dopowiedzieć z głowy, to brakujący wiersz w dokumencie, i lepiej, żebyś znalazł go Ty, niż żeby model zapełnił go czymś, co brzmi prawdopodobnie, a nie jest prawdą o Twojej firmie.

Dopiero wtedy budujesz automat. I on robi dokładnie to, co robiłeś ręcznie, czyli bierze notatkę, bierze stały plik, przechodzi przez sześć punktów i oddaje Ci pierwszą wersję do przeczytania. Czas oszczędzasz nie na szybkości modelu, tylko na tym, że czytasz i poprawiasz, zamiast pisać i szukać słów. A ile go wychodzi u Ciebie, sprawdzasz, mierząc pierwszą ofertę z automatu tym samym stoperem.

Trzy miejsca, w których ta oferta się rozjeżdża

Pierwsze miejsce to cena. I tu model nie ustala kwot, nie dolicza rabatów i nie zaokrągla. Wstawia cenę z Twojego cennika albo zostawia puste pole, które wypełniasz sam, bo klient, który dostał zaniżoną kwotę na piśmie, będzie się jej trzymał na rozmowie.

A drugie to obietnice, których nie dowozisz. Model chętnie dopisze gwarancję albo termin, bo w typowej ofercie takie rzeczy stoją. Czyli przy czytaniu wersji od maszyny sprawdzasz każdą deklarację pod kątem tego, czy naprawdę jesteś w stanie ją spełnić, a każdą, której nie ma w stałym dokumencie, wycinasz bez dyskusji.

Trzecie to oferta dla kogoś, z kim nie było rozmowy. Automat potrzebuje notatki, a notatka potrzebuje rozmowy, i jak ktoś prosi o ofertę prosto z formularza, to dostaje cennik, bo z niczego innego nie da się jej złożyć. Tyle że to nie jest wada automatu, tylko sygnał, że ten kontakt trzeba najpierw doprowadzić do rozmowy.

To, o co pytacie po takich rozmowach

Jakie narzędzie do automatyzacji ofert wybrać?

Wybierasz je na końcu, a nie na początku. Bo przy kilku ofertach w tygodniu wystarczy zwykły czat z załączonym stałym plikiem i notatką, a spinanie tego z CRM ma sens dopiero wtedy, kiedy ofert jest tyle, że samo kopiowanie zaczyna zjadać Ci czas.

Czy klient nie wyczuje, że ofertę napisała maszyna?

Wyczuje, jeżeli puścisz ją bez czytania. Obietnica jego słowami i ryzyka, które sam nazwał, brzmią jak rozmowa z Tobą, bo to są jego zdania i Twoje odpowiedzi z pliku. A ogólnikowe zdania, po których klient rozpoznaje maszynę, pojawiają się tam, gdzie model musiał coś dopowiedzieć od siebie, czyli dokładnie w lukach, które miałeś znaleźć przy dziesięciu ręcznych ofertach.

Czy to działa przy usługach wycenianych po pomiarze?

Działa, tylko że model składa część opisową, a kwotę z pomiaru wpisujesz sam. No bo obietnica, fundament, ryzyka i powód do decyzji nie zależą od metrażu, więc model pisze je tak samo jak przy usłudze z ceną stałą.

Co robisz po przeczytaniu

Otwórz pusty plik i wypisz płasko, co sprzedajesz, jedną linijką na usługę.
Przejrzyj notatki z ostatnich pięciu rozmów i przepisz problemy słowami klientów do tabeli w trzech kolumnach.
Napisz następną ofertę ręcznie według sześciu punktów i zaznacz, w którym miejscu musiałeś dopowiadać z głowy.
Dopisz te brakujące rzeczy do pliku, zanim ruszysz kolejną.

Podpięcie tego pod Twój CRM i Twoje nagrania to robota, którą biorę jako dyrektor AI na godziny. A jeżeli Twoje rozmowy kończą się dziś prośbą „proszę przesłać coś na maila”, to problem leży przed ofertą, nie w niej. Wtedy pierwszym krokiem jest mentoring ze sprzedaży, a termin wybierasz w kalendarzu.